MailStore Server

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Sichere eMail Archivierung!

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Beschreibung

In der heutigen Zeit sind E-Mails ein unverzichtbares Kommunikationsmittel und eine der wichtigsten Informationsressourcen in einem Unternehmen. Doch die vielen Datenmengen, die täglich anfallen werden in der Regel nicht an anderer Stelle gespeichert, sondern bleiben in den Postfächern der einzelnen Mitarbeiter liegen. Um diese Datenmengen langfristig zu bewaren, trägt dieses Produkt maßgeblich bei.

Funktionsweisen der  E-Mail-Archivierung

Die E-Mail Archivierung dient nicht als Ersatz zu vorhandenen E-Mail Systemen, sondern als Ergänzung. Der Administrator kann jederzeit entscheiden, welche E- Mails in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern gelöscht werden  sollen. Mit diesem Archivierungssystem können problemlos große Datenmengen verwaltet werden und bieten den Anwendern im Unternehmen einen schnellen und einfachen Zugriff auf diese.

Vorteile

Schutz vor Datenverlust

Anwender von E-Mail Systemen können E-Mails im Arbeitsalltag oder nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen nach belieben und unbemerkt löschen. Dadurch verliert das Unternehmen täglich wichtige Daten. Das kann mit einem Archivierungssystem verhindert werden. So können bestehende und künftige ein- und ausgehende Mails im Unternehmen vollständig archiviert werden. Durch die Archivierung von E-Mails noch vor der Zustellung an den Anwender, können keine Daten verloren gehen.

Rechtliche Sicherheit

Die in Deutschland, Österreich und Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Die Verantwortung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.

Darüber hinaus erleichtert die vollständige und gesetzeskonforme Archivierung die Nutzung von E-Mail im Rahmen von Gerichtsprozessen als Beweis und sichert ein Unternehmen zusätzlich ab.

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden

Durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv können Storage-Anforderungen und Kosten dauerhaft gesenkt werden. Auch die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen durch die IT-Abteilung kann vollständig entfallen, denn die Anwender können nun  E-Mails bei Bedarf ganz einfach selber wiederherstellen. ebenso wird die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail Server deutlich reduziert. Auch dezentral gespeicherte E-Mails können zusammengeführt und einfach gesichert werden.

Steigerung der Produktivität

Der schnelle Zugriff auf das E-Mail Archiv kann die Produktivität in Ihrem Unternehmen wesentlich verbessert werden.

Der Zugriff auf das Archiv kann über verschiedene Wege stattfinden (z.B. über eine Integration in Microsoft Outlook, einen web-Browser oder über mobile Endgeräte). Außerdem verfügt dieses System über eine leistungsfähige Volltextsuche, die eine schnelle Durchsuchung ermöglicht. Auch der Zugriff über die gewohnte Ordnerstruktur ist weiterhin möglich. Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Dadurch sind Anwender nicht länger gezwungen, einen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Organisation ihrer Postfächer und dem Aussortieren "weniger wichtiger" E-Mails zu verbringen. Die Archiv-Suche kann auch auf Unternehmensebene als e-Discovers- Maßnahmen verwendet werden. Dabei kann der gesamte E-Mail-Bestand eines Unternehmens in einem Schritt durchsucht werden.


Standard- und Premiumversion

Die Unterschiede zwischen der Standard- und der Premiumversion sind auf den Bereich der Serviceleistungen bezogen:

Standard-SupportPremium-Support
Kostenlose Updates und Upgrades auf neue Hauptversionenjaja
Zugriff auf nicht öffentliche Hotfix-Versionenneinja
Technischer Support per E-Mailjaja
Technischer Support per Telefonneinja
Priorisierte Behandlung von Anfragen mit max.
(Reaktionszeit von 24 Stunden an Werktagen)
neinja


 

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